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简单工作十法

作者: 佚名  上传时间:2010-03-04  浏览:204
你是不是从早忙到晚,感觉自己一直被工作追着跑?但你的忙乱也许不是因为工作太多,而是因为没有重点,目标不清楚,所以才让工作变得越来越复杂,时间越来越不够用。一天只有1440分钟,在信息庞杂、速度加快的职场环境里,我们必须在越来越少的时间内,完成越来越多的事情。
在如今越来越复杂与紧凑的工作步调中,“保持简单”是最好的应对原则。“简单”来自清楚的目标与方向,你知道自己该做哪些事,不该做哪些事。
?#25191;?#20154;工作变得复杂而没?#34892;?#29575;的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标,总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情;遗漏了关键的信息,却在不重要的信息上浪费了太多的时间;抓不到重点,必须反复沟通同样的一件事情。
以下就是10种最实用的、最简单的工作方法。
1.搞清楚工作的目标与要求,可避免重复作业,减少错误的机会
你必须理清的问题包括?#20309;?#29616;在的工作必须做出哪些改变?可否建议我,要从哪个地方开始?#35838;?#24212;该注意哪些事情,避免影响目标的达成?有哪些可用的工具与资源?
2.懂得拒绝别人,不让额外的要求扰乱自己的工作进度
?#26434;?#35768;多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件难上加?#35757;?#20107;情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。
在决定你该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么对?#20063;?#26159;最好的?”你必须考虑,如果答应了对方的要求是否会影响?#20174;?#30340;工作进度,而?#19968;?#22240;为你的拖延而影响到其他人?并且你是否真的可以达到对方要求的目标?
3.主动提醒老板排定优先级,可大幅地减轻工作负担
“?#30452;?#30340;工作都已经做不完了,又丢给我一堆工作,实在是没道理。”但是问题有没有可能是出在你自己身上?你有没有?#23454;?#22320;?#20174;?#30495;实情况?如果你不说出来,老板就会以为你有时间做这么多的事情。况且,他可能早就不记得之前已经交待给你太多的工作。老板其实是需要被提?#35757;摹?br/> 你当然不可能同时完成这么多的工作,为什么不主动地帮助老板排定工作的优先级?你不是不做,但是凡事有先有后。提醒一点,讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考,估谅他面临的压力。你该做的是协助主管解决问题,而不是把问题?#32856;?#20027;管。当然,更不应该自己承受问题。
4.报告时要有自己的观点,只需少量的有用信息即可让老板感到满意
多数人在向主管或是老板报告时,总是担心信息不够多,“万一老板问起来,答不出来,该怎么办?”根据美国商业心理顾问公司的心理学?#20197;己玻课?#20315;所进行的研究,有10%~15%的人在面对老板时会有恐惧的心理,而且如果向老板报告时手中的数据不够多,感到恐惧的人数比例?#21482;?#26356;多。
其实,这种担扰是多余的。太多的信息会变得没有重点,如果又缺乏解释,?#26434;?#32769;板将一点帮助也没?#23567;!?#20869;容清简,切中要点,最重要的是能够帮助我快速地做决策。”这是?#24049;玻课?#20315;询问多位资深主管?#26434;?#25253;告内容的要求时,所得出的普遍?#36234;?#35770;。
你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释,一定要有自己的观点,而不是模棱两可的描述。向老板报告时,要能精准地掌控时间。
5.做简报时增加互动的机会,可缩短简报的内容与报告的时间
真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息,创造沟通与对话的机会,进而让对方因为你的简报内容而改变思维、决策或是行动。因此,重点不在于简报,而是沟通的质量。你不只是“报告?#20445;?#32780;是要引发双向的对话,试?#21152;?#21709;对方。
在做任何的简报之前,你必须思考以下3点原则:希望听众听完简报之后记得哪些重点?听众会有什么样的感受?你希望他们听完简报之后有什么样的决定?
接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式,就是把听众想知道的重点转换为问题,这样不仅可以立即吸引听众的注意力,更可以大幅度地减轻你的工作负担。简报的过程不应只有你一个人在说话,提出问题,可以让你和听众有互动的机会。这样一来,50分钟的议程你只需要准备30分钟的简报内容,其余的时间应该是与听众互动。
6.?#34892;?#36807;滤邮件,让自己的注意力集中在最重要的信息上
正确的过滤流程,第一步是先看信件主?#24049;图?#20214;人,如果没有让你觉得今天非看不可的理由,就可以直接?#22659;?#36825;样至少可以?#22659;?0%的邮件。第二步开始迅速浏览其余每一封信件的内容,除非信件内容是有关近期内(例如两星期内)你必须完成的工作,否则就可以直接?#22659;?#36825;样你又可以再?#22659;?5%的信件。
7.邮件内容尽量精简,节省写信的时间并增加对方响应的机会
“最容?#33258;?#35835;、理解与回复的信件,最吸引我的注意。”这是?#24049;?#36874;在实施“追求简单”的研?#32771;?#21010;时,一位资深主管?#26434;?#30005;子邮件使用习惯的回答。
你必须利用最小的空间、最少的文字,传递最多、最重要的信息,而且必须更容?#33258;?#35835;,能节省对方的时间。该怎么做呢?你必须:把每一封电子邮件的内容限制在大约8到12句的范围内;超过20个字就应换行;如果超过3行必须空行。
8.当没有沟通的可能时,不要浪费时间想要改变
不论你是提出什么样的想法或意见,每一次都是吃了闭门羹。如果真的遇到这样的主管,完全没有沟通的可能时,你就不必再浪费时间或精神做无谓的沟通或是尝试改变。这时你必须做出选择:你是否能够接受这样的工作环境,凡事只依照主管的意见做事,还是你比较?#19981;?#26377;自己发挥的空间。这是选择的问题,无关乎好与坏。
9.只要取得信任,不需要反复的沟通,同样可争取到你要的资源
老板对你的信任来自你解决问题的能力。所以你必须从不同的角度去思考:什么是让你的老板感到最头痛的问题?是无法依照原定计划完成,还是无法掌控情况,?#26434;?#26410;来感到不确定?是希望员工能够做得更多,以降低成本?当你在争取预算时,必须先想清楚老板可能担心的问题,这作为你说服老板的理由,是最?#34892;?#30340;。
而且,不要只强调你单位或是部门的需求,你争取预算的目的是为了帮助老板解决问题,达成目标。所以,你的重点在于老板所担心的问题,而不是预算数字。
当你第一次提了要求时,最重要的是让老板了解你的提案,会议时间越?#28120;?#22909;,最好不要超过15分钟。千万不要在第一次提案的时候就直接要求需要多少预算,这样通常不会有太高的成功?#30465;?#20320;的目标应该是有第二次讨论的机会。如果老板愿意再次讨论预算的问题,通常成功机会可高达8成以上。
10.专注于工作本身,而不是业绩评量的名目,这样才能真正有好的表现
你要做的只有以下两件事情:
至少每个月询问你的主管:“我做得如何?”尽量提出具体的问题,例如:“老板?#26434;?#25105;所排定的进度是否有什么意见?”“我想会议流程非常顺畅,你认为还有地方要改进的吗?”
你应该随时和主管沟通自己的工作表现,而不是只有在每年一次的业绩评量,这样你可以事先知道自己的缺点在哪,及时做出改正,同时也可以了解主管的期望。
至少每个月询问:“原先的工作?#25165;?#26377;没有必要调整?”也许你的目标是在年初,甚至是前一年年底所定下的,然而外在的环境有所改变,先前所设定的目标势必做出调整,所以应该随时确定最优先的目标是哪些。

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